Correspondência Oficial

Destinatário	Cabeçalho	Tratamento	No sobrescrito
Presidente da Assembleia da República	Senhor Presidente da Assembleia da República, Excelência	Vossa excelência	Sua Excelência o Presidente da Assembleia da República (nome precedido de título, grau hierárquico ou posto militar)
Primeiro-Ministro	Senhor Primeiro-Ministro, Excelência	Vossa Excelência	A sua Excelência o Primeiro-Ministro (nome precedido de título, grau hierárquico ou posto militar)
Um Ministro	Senhor Ministro (indicar a pasta) Excelência nome	Vossa excelência nome (precedido de título, grau hierárquico ou posto militar)	A S.E. o Ministro da (indicar a pasta) nome (precedido de +titulo, grau hierárquico ou posto militar)
Um Embaixador Estrangeiro	Senhor Embaixador	Vossa Excelência	A S.E. O Embaixador de ------ Senhor ----------------------
Soberanos Outros membros de Casas reais	Meu Senhor ou Minha Senhora Idem	Vossa Majestade Vossa Alteza (Imperial, Real ou Sereníssima)	A Sua Majestade O Rei ou a Rainha A Sua Alteza (Imperial, Real, Sereníssima) o Príncipe ou a Princesa

Felicitações, Agradecimentos e Pêsames

Seja por carta, cartão ou telegrama, devem enviar-se parabéns e pêsames a pessoas por quem se tem amizade, consideração ou respeito.  

Os termos variam em função da intimidade.

Telefax

Serve para enviar mensagens informais e urgentes.  A linguagem deve ser simples para que a mensagem seja clara e concisa.

Não se deve mandar parabéns ou agradecimentos por fax.   É preferível fazê-lo por telefone.

O mesmo se aplica aos convites.   Apenas numa emergência, e caso o convite se tenha extraviado no correio, se poderá mandar uma cópia por fax.

A origem da comunicação publicitária e institucional

Tipos de comunicação (segundo o nível de análise)

 

comunicação intrapessoal – do indivíduo p/ consigo próprio (reflexão/introspecção)

comunicação interpessoal – entre indivíduos

comunicação intergrupal – entre grupos

comunicação intraorganizacional – dentro das organizações

comunicação interorganizacional – entre organizações

Objectivos e funções da comunicação

controlar comportamento daqueles a quem se dirige a mensagem

motivar o receptor para actuar : solicitar a sua cooperação, compromisso

proporcionar informação

expressar sentimentos e emoções

A Comunicação nas Organizações

 

Processos comunicação = ferramentas sociais que possibilitam a interacção humana

                                                Lugar de destaque nas organizações

                                                Condicionam a existência da organização e a sua eficácia

A primeira e mais importante função da Direcção é a de desempenhar e manter um bom sistema de comunicação dentro da empresa

Regras Fundamentais da Comunicação

REGRAS FUNDAMENTAIS DA COMUNICAÇÃO

•    Comunicação oral directa:

                        - A alternância de papéis, empatia, boa presença

•         Na comunicação oral indirecta:

                        - Colocação da voz, tom, timbre e dicção

NA COMUNICAÇÃO ORAL DIRECTA

*         Um tom uniforme, demasiado baixo ou demasiado alto

*         Dicção evitar pronúncias acentuadas

*         Falar pausadamente, alternando o ritmo e o tom, procurando melodia e corrigindo a dicção.

*         Usar o gesto como auxiliar da expressão oral

*         Usar a expressão facial (que gera empatia e melhora as condições de comunicação)

*         Não descurar o aspecto exterior (higiene pessoal e vestuário)

Exemplos de comunicações orais directas

•         Entrevistas

•         Conferências (sobre um tema, conferências de imprensa)

•         Videoconferências

•         Reuniões

 Exemplos de comunicações orais indirectas

•         Intercomunicadores/telefones internos

•         Dictafones

•         Telefones

Tabu Verbal

O TABU VERBAL (algumas palavras e temas que não são facilmente abordados, levam à camuflagem dos mesmos e até ao uso do circunlóquio)

Ex.: em vez de dizer “morto”, diz-se “foi desta para melhor”

O contexto socio-cultural (as ideologias caracterizam determinados grupos sociais, um desajustamento entre o emissor e o receptor é o suficiente para dificultar a comunicação, ou até impedi-la).

A CLASSIFICAÇÃO DA COMUNICAÇÃO

•         A COMUNICAÇÃO PODE SER:

•         ORAL:

DIRECTA- diálogos, entrevistas, conferências, reportagens

INDIRECTA - telefones, intercomunicadores, rádio, televisão

•         ESCRITA- INDIRECTA - cartas, ofícios, circulares, faxes, requerimentos, relatórios, convocatórias e actas

OUTRO TIPO DE CLASSIFICAÇÃO

INSTRUMENTOS DE COMUNICAÇÃO:

•         INDIVIDUAL (fala, escrita, audição e personalidade individual)

•         EM MASSA (jornais, revistas, cinema, rádio, televisão, Internet)

•         COMUNICAÇÃO NAS EMPRESAS

•         Formais (enviadas e recebidas através dos circuitos estabelecidos na empresa)

•         Informais (transmitidas fora dos canais da empresa)

•         Unilaterais (sem feedback)

•         Bilaterais (com feedback)

Barreiras à Comunicação

No seu processo natural para além dos códigos ou sinais poderão haver outros intrusos que não permitam que se comunique eficazmente?

SIM - AS DENOMINADAS BARREIRAS À COMUNICAÇÃO

INTERNAS OU EXTERNAS AO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO

BARREIRAS EXTERNAS

O ruído - é tudo aquilo que perturba a comunicação

BARREIRAS INTERNAS:

1* A PERSONALIDADE

•         AUTOSUFICIÊNCIA

(Acreditar que sabe tudo sobre alguma coisa)

•         AVALIAÇÕES CONGELADAS

(Pensar que uma palavra dita a 2 pessoas diferentes têm o mesmo significado)

Exercício:

Pensem na palavra carro, de alguma forma o que imaginaram é diferente daquilo que a vossa colega imaginou)

•         A TENDÊNCIA PARA A COMPLICAÇÃO

(USAR DISCURSOS COMPLICADOS PARA EXPRESSAR IDEIAS SIMPLES)

2* A LINGUAGEM

COMO SURGEM BARREIRAS DEVIDO À LINGUAGEM?

•         Na codificação e descodificação das mensagens

•         No uso de palavras de elevado grau de abstracção (leva a interpretações ambíguas)

•         A entoação das palavras, (o tom pode dar um sentido exclamativo, interrogativo ou até irónico às frases)

•         A elaboração incorrecta da mensagem (desrespeito por regras gramaticais e de sintaxe)

•         O desequilíbrio cultural e científico entre emissor e receptor

•         A preponderância de um dos interlocutores que dificulta que o outro se manifeste.

Quais os elementos da Comunicação?

QUAIS OS ELEMENTOS DA COMUNICAÇÃO?

*         Emissor

*         Mensagem

*         Código

*         Canal

*         Receptor

*         Feed-back

O que é comunicar?

O QUE É COMUNICAR?

DERIVA DO LATIM “COMMUNIS”

Introduz a ideia de comunhão, comunidade

Comunicar é o acto de transformar o individual no colectivo.

É ao comunicarmos que iniciamos o processo pelo qual transmitimos e recolhemos informações, ideias e atitudes aos outros.

É a forma que existe de transmitir significações entre as pessoas, através de símbolos e sinais.

QUAIS SÃO OS INTERVENIENTES NO PROCESSO DE COMUNICAÇÃO?

Em todas as comunicações (embora diferentes), existem elementos comuns - os ingredientes que se inter-relacionam para produzir a comunicação.

COMO SURGE O PROCESSO DA COMUNICAÇÃO?

TODO O PROCESSO DE COMUNICAÇÃO Provém de um indivíduo ou indivíduos que podemos apelidar de fonte(s) ou emissor(es).

Esta fonte, ao comunicar, terá uma intenção - o objectivo da comunicação.

Para converter o objectivo na mensagem, é preciso um código, um codificador que deve expor a mensagem de forma compreensível ao(s) destinatário(s).

O código, é um conjunto de símbolos ou sinais que são estruturados de forma a terem um significado.

Para que a mensagem seja transmitida é necessário um canal - meio que serve de suporte físico à mensagem.

Por fim:

é necessário que o destinatário - a quem a mensagem é dirigida, apresente determinado comportamento, como sinal em como a mensagem foi recebida.

Depois da mensagem recebida o receptor deve descodificar a mensagem, i.e., traduzir o que recebeu em ideias, de forma a que possa ser utilizada. Para que tal se verifique é necessário que conheça o código.

Conhecimento do código é essencial para que haja comunicação.

Para que a comunicação o seja efectivamente é necessário que ambos (emissor e receptor intercalem os seus papéis), haja o que denominamos de feedback.

Faxes

Servem para enviar mensagens informais e urgentes.
A linguagem deve ser simples para que a mensagem seja clara e concisa.
Não se dem mandar parabéns ou agaradecimentos por fax.
É preferível fazê-lo por telefone.
O mesmo se aplica aos convites.
Apenas numa emergência, e caso o convite se tenha extraviado no correio, se poderá mandar cópia por fax.

Dicas para uma comunicação eficiente

Uma comunicação eficiente depende da existência e do aperfeiçoamento contínuo de uma série de atributos pelo orador.

Resumidamente, podemos registar algumas considerações sobre estas características, apontando caminhos e sinalizando erros mais comuns a serem evitados.

CREDIBILIDADE: é transmitir informação que seja aceite pelos ouvintes. A aceitação é um processo que envolve compreensão e confiança, atingindo o convencimento. Nela interagem:

- a naturalidade, que nada mais é do que a espontaneidade, o ritmo da fala praticada dia-a-dia junto dos maigos e familiares; artificialismos são fáceis de perceber pela plateia e geram desconfança de propósitos e barreias sérias à sua linha de argumentação. É preciso entender a duferença imensa de quem está na frente da plateia disposto a conversar e quem vai falar em público. Mas, há um detalhe: ser natural não significa levar ao auditório erros e negligências da comunicação quotidiana - cocordância,plural, conjugação verbal, etc...

Os defeios de estilo e as incorrecções de linguagem precisam de ser combatidos com estudo, experi~encia, disciplina e trabalho persistenete. Trata-se de um aperfeiçoamento contínuo de dicção, postura, gesto s e vocabulário, sempre em busca de desviar-se ao mínimo das caracetrísiticas pessoais.